Quem Dentro da Empresa Precisa se Envolver no Processo de Viagens? No processo de aquisição de viagens corporativas existem alguns personagens e é importante que os papéis sejam bem definidos para que não haja problemas na comunicação interna e sobreposição de funções.
Neste artigo vamos falar um pouco sobre cada um e como sua empresa pode definir melhor estas funções para facilitar a rotina de solicitação de viagens corporativas.
Passageiro
Inserimos o passageiro como primeiro da lista não por acaso, ele é o mais envolvido do processo e o principal personagem de todo o processo, afinal ele que trará o resultado que toda a empresa precisa naquela viagem, portanto entendemos que a experiência para ele deve ser a melhor possível. Muitas das vezes o passageiro também tem a função de solicitante, ou seja, ele mesmo consulta as opções de viagens, escolhe o mais conveniente e remete o pedido a um aprovador direto. É importante pensar no passageiro como central neste processo visando os resultados na empresa e dentro da politica de viagens da corporação.
Solicitante
O solicitante é provavelmente quem mais se envolve com a gestão de viagens, pois ele tem a função de pesquisar soluções, alternativas, valores, além de ter controle de todas as informações dos viajantes da empresa. O solicitante normalmente é o que mais sabe e entende do processo como um todo, pois vê o lado do viajante, da politica de viagens da empresa e dos aprovadores. Em algumas empresa o próprio solicitante é o aprovador, pois como já tem experiência e autonomia sobre a politica de viagens da empresa pode decidir diretamente sobre a compra.
Aprovador
Ao aprovador cabe autorizar pedidos dos solicitantes/passageiros e em empresas com gestão eficiente de viagens este processo de autorização se da de forma online via pedido de autorização automático enviado via sistema. Neste documento as informações precisam chegar claras já que o aprovador precisa “bater o olho” e saber como decidir. Se a viagem está dentro da politica, se existem outras opções de voos mais baratas no horário em questão, outras opções de hotéis, enfim, informações claras e precisas para uma decisão correta.
Financeiro
O financeiro participa normalmente em duas partes do processo da viagem. Na solicitação de adiantamento de viagens para o passageiro e na prestação de contas, seja do passageiro com os gastos da viagem ou nas faturas enviadas pelos fornecedores. Cabe a ele toda a conferência e para isso é necessário um contato próximo ao solicitante e ter em mãos (sistema) todos os valores e serviços contratados.
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