Dicas de como reduzir custos com Viagens Corporativas

As viagens corporativas são muito utilizadas por empresas de todos os portes, grandes, médias ou pequenas. Por esse motivo, é fundamental que uma empresa em crescimento, busque reduzir os custos relacionados as inúmeras viagens de negócios que seus colaboradores necessitam fazer.

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Empresas de grande porte, geralmente conseguem lidar com os impactos desse custo sem muitos problemas, já uma empresa de pequeno porte precisa traçar uma estratégia minuciosa, para que os ganhos da viagem sejam maiores do que seu custo investido. Pensando nisso, preparamos algumas dicas essenciais para que sua empresa de pequeno porte consiga reduzir seus custos com viagens corporativas.

1. Crie uma Política de Viagens

A forma como é definida a política de viagens corporativas da sua empresa pode garantir uma melhoria significativa na qualidade das viagens, além de trazer melhores resultados na redução e controle de custos. Comece traçando regras, práticas e preferências que guiem os colaboradores, definindo o comportamento que eles devem seguir em suas viagens a negócios. Liste os itens, inclua procedimentos de segurança, limites para as despesas diárias e regras de reembolso. Estas normas específicas podem incluir alguns dos seguintes pontos descritos abaixo:

• Reservas de última hora e adiantamentos em dinheiro (a não ser em casos de urgência) devem ser evitados ao máximo;
• Você deve definir como obrigatório a entrega de recibos, para comprovar e justificar as despesas de seus colaboradores. Esta atitude, além de aumentar o controle dos custos, evita possíveis despesas de caráter pessoal, que não se enquadram no que é definido como permitido pela política de viagens da empresa. Se o funcionário precisar ser reembolsado por despesas de hospedagem, peça a conta detalhada do hotel, juntamente com os comprovantes de cartão de crédito. O custo total da estada estará nos recibos, mas itens não cobertos pela empresa, como aluguel de filmes e bebidas do minibar, estarão registrados nesse relatório e o não pagamento deles pode diminuir o custo total da viagem para a empresa.
• Para reduzir ainda mais os custos, a empresa pode oferecer alternativas de transportes mais baratos e acessíveis, como ônibus;

• É fundamental que haja um controle de utilização de carros corporativos para uso pessoal, bem como suas respectivas despesas, como combustível, estacionamento, lavagens e portagens.
• Se optar por contratar uma empresa especializada em viagens corporativas (TMC), deve escolher uma única agência, responsável por cuidar das viagens corporativas de todos os departamentos da empresa;

Para reduzir o risco de fraude, construa normas detalhadas para os relatórios de despesas da sua empresa. Defina o que a empresa está disposta a cobrir, crie um planejamento minucioso, isso fará com que as viagens de sua empresa ocorram de forma tranquila, dentro dos custos e prazos planejados.

2 – Pesqueise Passagens com Antecedência

Um dos principais custos de qualquer viagem é a passagem aérea. Para reduzi-lo, a forma mais eficiente é comprá-las com antecedência. Segundo um artigo da Mundi, a antecedência ideal para comprar passagens varia de dois a seis meses, dependendo do destino. No geral, quanto maior for essa antecedência, mais existe a possibilidade de encontrar valores mais acessíveis. Se não for possível comprá-las antes, a alternativa é fazer uma busca minuciosa em sites de passagens aéreas. Muitas plataformas, inclusive, oferecem promoções relâmpago! Pesquise em diversos sites, mesmo nos das companhias.

1. Especifique as Restrições

Defina a companhia aérea, o hotel, locadoras, fornecedores e meios de pagamento que agreguem o maior custo benefício para a empresa. Descreva as restrições ou diretrizes permitidas referentes às reservas. Por exemplo, para agendar um voo, defina limites para a classe de serviço a ser usada. Se o voo tiver menos de cinco horas, o uso da classe econômica pode ser o mais adequado a necessidade da empresa. Já para voos mais longos, a classe executiva ou primeira classe podem ser uma opção necessária para o maior conforto do colaborador. A escolha deve ser feita, com o intuito de não prejudicar seu desempenho em uma reunião, evento ou treinamento que o aguardam no destino. É muito importante também deixar bem definido para os colaboradores, os itens que a empresa não pagará ou reembolsará, que podem incluir lavanderia, estacionamento, gorjetas e taxas de cancelamento de voo.

1. Conscientize toda a Empresa

Uma das ações mais importantes, é conscientizar e incentivar os colaboradores a economizarem em suas viagens. Isso significa condicioná-los a trabalharem com orçamentos menores. É importante que ele se sinta parte e comprometido com o planejamento da viagem. Seja sempre honesto e transparente sobre as regras, explique que algumas normas tem o objetivo de diminuir gastos, e peça o feedback de seus colaboradores. Se eles entenderem que os custos estão sendo cortados, mas que as viagens continuam convenientes e confortáveis, eles trabalharão em equipe para otimizar o custo das viagens para a empresa.

1. Economizar Não Significa Sacrificar

Para você motivar seus colaboradores a diminuírem os gastos em seus deslocamentos, encontre uma maneira de demonstrar a eles, que a economia vale a pena. Utilize alguma bonificação, como a possibilidade dos viajantes frequentes que mais economizam, acumulem pontos que possam ser trocados por uma viagem de férias. Outra ideia é oferecer como prêmio um jantar em algum restaurante parceiro. Pense também em bônus não convencionais. Com os incentivos certos, você pode encorajar viagens economicamente conscientes, sem causar desconforto algum na equipe.

Lembre-se que uma excelente forma de reduzir custos com viagens corporativas, é enviar um colaborador para visitar os clientes e, de preferência, conseguir traçar um cronograma de visitas, onde em uma mesma viagem, seja realizada diversas visitas a clientes que se encontrem na mesma localização. Desta forma todo custo com passagens, hospedagem, deslocações e refeições será menor.

A hospedagem também é outro custo elevado na viagem. Quanto a isso, no entanto, empresas que atuam com hotéis parceiros têm a vantagem de conseguir negociar preços mais econômicos. Afinal, uma rede de hotéis não vai querer perder um parceiro que está sempre enviando um bom volume de clientes, certo?

Nesse caso, é importante entrar em contato com a hospedagem apresentando dados e explicando a necessidade de reduzir o custo com viagens. Um bom parceiro, certamente, fará o que for possível para lhe ajudar.

5. INVISTA EM HOSPEDAGENS FRACIONADAS

Grande parte das viagens corporativas exige que o colaborador passe apenas algumas horas no seu destino. Logo, pagar uma diária completa de hotel nesses casos pode ser um prejuízo para a empresa.

Sabendo disso, muitas redes hoteleiras começaram a oferecer diárias fracionadas. Assim, o cliente só paga pelas horas que precisa, e não por uma diária completa. No fim, isso acaba gerando uma boa economia para as viagens corporativas.

6 . DEFINA ROTEIROS ESTRATÉGICOS

Como já mencionamos, as viagens corporativas podem ser realizadas por diversos motivos. Seja qual for o da sua empresa, pensar em roteiros estratégicos é um ponto essencial para reduzir custos com viagens.

No caso de uma viagem de incentivo, por exemplo, é essencial produzir um roteiro interessante para o colaborador, mas que não gere altas despesas. Sendo assim, o primeiro passo é pensar em um destino econômico. Em seguida, encontre um hotel com preço acessível e que tenha uma boa localização — isso permitirá deslocamentos mais simples e menos custos com transportes.

Em resumo, todos os detalhes devem ser pensando visando economia, mas sem deixar de lado a qualidade.

7. ESTABELEÇA UMA BOA POLÍTICA DE REEMBOLSO

O reembolso é uma das etapas mais importantes para um controle efetivo das despesas. Afinal, é nesse momento que o colaborador prestará conta dos seus gastos. Para isso, ele precisa ter em mente, de forma clara, quais despesas são obrigação da empresa. Ou seja, a empresa deve oferecer uma política de reembolso objetiva.

Esse documento deve especificar, exatamente, quais são custos que serão reembolsados. Também precisa explicar como será efetuado o processo de solicitação e as formas de comprovação de todos os gastos.

Já o profissional responsável por fiscalizar o reembolso deve atuar com uma fiscalização acirrada, para que não passem na prestação despesas que a empresa não tem obrigação de pagar. Ele também pode iniciar um processo de análise dos gastos e verificar o que pode ser cortado ou reduzido, para gerar economia em próximas viagens da empresa.

8. TENHA UMA GESTÃO DE VIAGENS EFETIVA

O controle de custo com viagens só pode ser efetivo quando há uma gestão efetiva. Isso significa que o planejamento da viagem é o passo mais relevante para conseguir economia. Sendo assim, quando pensamos em uma boa gestão de viagens corporativas, devemos estar atentos a itens como:

POLÍTICA DE VIAGEM

O documento precisa contar com todas as informações sobre a viagem, desde o orçamento e os parceiros, até como realizar o reembolso.

AUTOMATIZAÇÃO

Os dados financeiros gerados pela viagem precisam ser catalogados para gerar relatórios on-line de qualidade. São esses relatórios que permitem tomadas de decisões com mais embasamento.

Diante disso, contar com software especializado ou agência especializada é uma ótima maneira de gerar relatórios. Com apoio de agência ou software é possível fazer reservas de hospedagem on-line, comprar passagens aéreas ou contratar um transfer. Até mesmo por WhatsApp.

Todos as movimentações são catalogadas para que, em seguida, haja um relatório.

ATENDIMENTO

Imprevistos podem acontecer, não há como evitá-los. Entretanto, a forma como eles são resolvidos implica diretamente nos custos da viagem.

Sendo assim, é importante ter uma equipe de atendimento para auxiliar o colaborador em caso de imprevistos como cancelamento de voo ou reserva em hotel. Sem dúvida, um bom atendimento garantirá que tudo seja resolvido sem prejuízos financeiros.

Enfim, agora você sabe como reduzir o custo com viagens corporativas para aproveitar ao máximo os benefícios que elas trazem à sua empresa! Ainda assim, é importante destacar que é fundamental manter uma constante atualização dessas práticas. Afinal, há sempre métodos, pontos de vistas e formas novas de gerenciar que podem agregar ao seu trabalho. Este tipo de consultoria está ao seu alcance e lhe ajudamos nesse processo.

A Live Viagens Corporativas tem os melhores planos custo x benefício para sua empresa, não importa o tamanho dela. Consulte-nos:

(31) 2551-2150